26 مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی که باید بدانید

“مدیریت زمان” روشی است که ما تصمیم می گیریم از زمان خود استفاده کنیم تا بهره وری خود را در دستیابی به اهداف بلند مدت به حداکثر برسانیم. همه ما می خواهیم از 24 ساعتی که هر روز در دست داریم نهایت استفاده را ببریم. با این حال ، برخی از افراد به شادی، بهره وری و موفقیت بیشتری در همان زمان نسبت به دیگران به دست می آورند. چگونه می توانم در مدیریت زمان موفق تر باشم؟۱۵ نکته درباره مدیریت زمان برای دستیابی به اهدافتان . شما فقط باید یک مفهوم قدرتمند را اعمال کنید: مدیریت زمان آگاهانه. با استفاده از این 26 مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی، می توانید روز خود را برنامه ریزی، اجرا و مدیریت کنید و به موفقیت عظیم دست یابید!

26 مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی که باید بدانید

1. یک ممیزی زمانی ایجاد کنید.

اول کارهای مهم: ابتدا زمان کارهای خود را در طول روز پیدا کنید. اغلب بین زمان ذهنی و واقعیت شما اختلاف زیادی وجود دارد. یک برنامه مدیریت زمان نصب کنید و تمام کارهایی را که به مدت یک هفته انجام می دهید ردیابی کنید.سپس بنشینید، گزارش ها را چک کنید و آنها را ارزیابی کنید.

با استفاده از این داده ها می توانید به راحتی مواردی را برای بهبود پیدا کنید. به عنوان مثال، ممکن است زمان زیادی را صرف نشستن در جلسات غیرمولد یا شرکت در کارهای با اولویت کم هدر دهید. این موضوع ما را به نکته بعدی می رساند.

2. قبل از جلسات، نتایج مورد نظر خود را تعیین کنید.

قبل از شروع جلسات هدف مشخصی در ذهن داشته باشید. تیم شما به محض اینکه دستور کار خود را برآورده کردید با بازگشت به کار زمان کمتری را از دست خواهید داد.

3. برای کارها محدودیت زمانی در نظر بگیرید.

نگاهی دوباره به ممیزی زمان خود (نکته شماره 1) بیندازید و وظایفی را که بیشتر از انتظار شما طول می کشد، شناسایی کنید.با تنظیم محدودیت های زمانی برای این موارد، تمرکز بیشتری خواهید داشت و کارآمدتر کار خواهید کرد.

اگر هنوز هم می بینید که از این محدودیت های زمانی فراتر رفته اید، جریان کار خود را بررسی کنید و اتلاف وقت کم مانند وقفه های بدون برنامه را از بین ببرید.

4.هفته خود را جمعه برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی برای هفته به شما کمک می کند تا اولویت ها را متمرکز کنید. شما می توانید به راحتی از ذهنیت آرام  و بی خیال خود در آخر هفته به یک انرژی خوب و بالا برای صبح شنبه دست یابید.

روز جمعه چند دقیقه وقت بگذارید تا برنامه ای برای کل هفته خود ایجاد کنید. با تجزیه اهداف هفتگی خود به کارهای روزمره، تعلل را درمان کنید، بنابراین در حین کار فقط به نگاهی به این لیست نیاز دارید.

به یاد داشته باشید – سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته در نوسان است.

5. یک برنامه روزانه ایجاد کنید.

از 30 دقیقه اول روز خود استفاده کنید و لیست کارهای روزانه متناسب با برنامه هفتگی خود ایجاد کنید.

موارد لیست خود را طوری بنویسید و برنامه ریزی کنید که گویا آنها را کامل کرده اید. به جای “ارسال گزارش به مدیر پروژه” بنویسید “گزارش به مدیر پروژه ارسال شده” .این ترفند کوچک انگیزه بیشتری به شما می دهد.

6.  “لیست انجام شده” را به لیست کارهای خود اضافه کنید.

بعضی اوقات، کارهای غیر منتظره فقط در طول روز ظاهر می شوند. برای کسب رضایت بیشتر در پایان روز، آنها را در یک لیست جداگانه در کنار کارهای خود قرار دهید.

روز 5شنبه، موفقیت های هفته گذشته خود را دوباره ببینید و موفقیت های خود را به خود تبریک بگویید. این بررسی اعتماد به نفس شما را افزایش می دهد و به شما کمک می کند برنامه هفته آینده را ایجاد کنید.

7. مهمترین کارهای خود را اول صبح انجام دهید.

بیشتر ما اولین ساعت کار خود بیشترین بازده را داریم- مطمئن شوید که از خودتان عاقلانه استفاده می کنید! به اندازه کافی عجیب است، وقتی مغز شما کاملاً بیدار نیست، می توانید راحتتر تمرکز کنید. مغزهای بوت شده انرژی اضافی کمتری برای خیال پردازی و نگرانی در مورد کارهای دیگر دارند.

8. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.

هنگام کار با کامپیوتر خود می توانیداز “do not disturb” رایانه خود استفاده کنید و تمرکز کنید. فقط با کار در یک مانیتور و باز کردن فقط یک پنجره توجه خود را متمرکز کنید. آفلاین بودن نیز ممکن است یک گزینه باشد، اما اجازه دهید تا این حد پیش نرویم.

9.چند وظیفه را با هم انجام ندهید.

محققان افسانه چند کار همزمان را رد کرده اند.اگر کارهای زیادی را همزمان انجام دهید تمرکزتان را از دست می دهید.

زندگی ارزشمند است ; ۴ اصلی که قدرت ارزشمند ساختن زندگی را دارد.

10. منتظر الهام نباشید. اکنون این کار را انجام دهید.

برخی از هنرمندان منتظرند تا الهام بگیرند. بعضی از نویسندگان دور هم نشسته اند و منتظرند سد فکری نویسنده کم شود. تجار اگر در یک محیط کار مناسب نباشند به کارهای جدی نمی پردازند. به افکار و احساساتی که هنگام کار در بیرون به وجود می آیند توجه نکنید. نگذارید آنها بر اعمال شما حکومت کنند.

احساسات و رویاهای خود را بپذیرید و آنها را رها کنید. کارها را شروع کنید، حتی وقتی حس عدم اطمینان دارید و به انگیزه خود برای پیگیری اعتماد کنید.

11. برای کمال تلاش نکنید.

وقتی همه چیز باید عالی باشد، آیا هر چیزی می تواند به اندازه کافی خوب باشد؟ احتمالا نه.برای استثنایی شدن باید مرتباً شکست بخورید و از اشتباهات خود درس بگیرید. به هر تلاشی به عنوان یک آزمایش نگاه کنید .یک مرحله ارزشمند در سفر خود، بدون توجه به نتیجه آن.

12. به جزئیات کوچک توجه نکنید.

به جای افراط در کمال گرایی، تصویر بزرگ را در ذهن داشته باشید. روی اولویت های خود تمرکز کنید، نه جزئیات جزئی کارتان. به مهمترین وظایف موجود در لیست کارهای خود بپردازید.

13. بین برنامه ها فاصله بگذارید.

مغز انسان فقط می تواند هر بار حدود 90 دقیقه تمرکز کند. برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حفظ بهره وری بالا در طول روز، حداقل هر 90 دقیقه یک وقت استراحت را برنامه ریزی کنید.

14.از زمان انتظار بیشترین استفاده را ببرید.

این برای همه اتفاق می افتد: ما در صف ها، اتاق انتظار، پایانه های فرودگاه، ایستگاه های قطار و غیره منتظر می مانیم. به ایمیل های تلفن خود پاسخ دهید، تماس های تلفنی از دست رفته را جبران کنید، ورزش کنید، آرام باشید یا ریلکس کنید. یک کتاب را با خود داشته باشید و بخوانید. به پادکست های تلفن خود گوش دهید.

15. ایمیل خود را سازماندهی کنید.

افرادی که صندوق ورودی نامرتب دارند بیش از دیگران وقت خود را برای ارسال نامه الکترونیکی می گذرانند. بهترین راه برای سرعت بخشیدن به ارتباطات ایمیل و اتلاف وقت کمتر در مبادلات اضافی، سازماندهی صندوق ورودی است.

16.طرف دیگر مغز خود را آموزش دهید.

برای درگیر کردن قسمتهایی از مغز که در محل کار استفاده نمی کنید، به سرگرمی بپردازید. شما سریعتر مشکلات را حل خواهید کرد و خلاقیت بیشتری در اختیار دارید.

گذراندن وقت در خارج از منطقه راحتی خود منجر به موفقیت می شود. اگر وکیل هستید ، رقصیدن را یاد بگیرید. اگر پیانیست هستید، هنرهای رزمی را تمرین کنید. اگر یک توسعه دهنده نرم افزار هستید، بیرون بروید و معاشرت کنید.

17.مرتباً ورزش کنید.

ورزش به شما کمک می کند عوامل استرس زای روزمره را کنترل کنید. محققان نشان داده اند كه جلسات تمرینی كوتاه و شدید می توانند به اندازه جلسات طولانی مفید باشند. مدتی را برای تمرینات کوتاه اختصاص دهید.

18. خوب بخوابید.

دانشمندان دریافته اند كه كمتر خوابیدن برای ایجاد زمان بیشتر وظیفه محور منجر به دردسر می شود. افراد خسته بیشتر معطل می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود. هر شب حداقل هشت ساعت به مغز خود بخوابید.

19.از تقویم خود استفاده کنید.

تقویم برای موارد بسیار دیگری غیر از برنامه ریزی جلسات خوب است. از تقویم خود برای پیگیری مهلت های قانونی، مسدود کردن زمان خاموش برای کارهای متمرکز و افزودن خودکار مکان به رویدادها استفاده کنید. مسئولیت وقت خود را بر عهده بگیرید. اگر فکر می کنید با ورود برنامه ریزی شده برنامه روز شما پیش نمی رود، فقط آن را لغو کنید.

20.زمان استراحت را برنامه ریزی کنید.

از چرخ همستر خارج شوید، مدتی را در سکوت سپری کنید و “مغز کار” خود را خاموش کنید. از تأثیرات مثبتی که ممکن است زمان ساکت در روند خلاقیت شما داشته باشد متعجب خواهید شد. مراقبه به شما کمک می کند تا چشمی تازه داشته باشید و بینش جدیدی درباره کار خود کسب کنید.

21.یاد بگیرید نه بگویید.

وقت شما با ارزش است. این کار را برای افراد و پروژه هایی که با مأموریت و اهداف شما همخوانی ندارند تلف نکنید. به جای پذیرفتن خودکار دعوت ها و پیشنهادات، بگویید، “من برنامه خود را بررسی می کنم و به شما خبر می دهم”.این عبارت ساده وقت شما را برای ارزیابی پیشنهادات و تصمیم گیری هوشمندانه می خرید.

22.زود باش

از رویکرد مشابه با ضرب الاجل استفاده کنید.برنامه ریزی کنید که کارهای خود را یک روز زودتر از موعد مقرر ارسال کنید.

23.فقط چون تلفن تان زنگ میخورد جواب ندهید.

در لحظه ورود ایمیل ها به طور خودکار پاسخ ندهید. ایمیل های خود را به صورت دسته ای پردازش کرده و در زمان کم شدن تماس های تلفنی را دریافت کنید. هنگام کار در کارهای با تمرکز بالا از وقفه جلوگیری کنید.

24.سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.

از ایده های ذکر شده در بالا عادت ها را شکل دهید. این نکات مدیریت زمان را تمرین کنید و یک ذهنیت بهره وری را درونی کنید. یک برنامه معقول تنظیم کنید که بتوانید در طولانی مدت (حداقل یک ماه) حفظ کنید. پس از مدتی، عادت های روزانه و هفتگی شما به صورت خودکار در می آیند.

گالری عکس نوشته پروفایل آموزنده جدید با کیفیت full HD

25. در این فاصله عادت های بد را کنار بگذارید.

یک برنامه مشخص کنید و به آن پایبند باشید. با دنبال کردن این طرح، به طور طبیعی عادت های قدیمی و غیرمولد خود را از بین خواهید برد.

26.بدون توجه به هر چیزی، اوقات خوشی را سپری کنید.

در مورد بررسی همه موارد لیست کارهای خود وسواس به خرج ندهید. با تعادل مناسب کار / زندگی هر روز لذت ببرید.ثابت کار کنید و در بهترین سرعت خود باشید. عجله در انجام کارها باعث کاهش کیفیت کار و ایجاد استرس می شود. ممکن است کلیشه ای به نظر برسد، اما به خاطر داشته باشید: جاده همیشه از مقصد مهمتر است.